为进一步加强教学档案管理,切实提高教学质量、管理水平,完善学院的教学运行,保障我院人才培养目标的实现,实现我院教学工作科学化和管理工作规范化,根据国家《档案法》以及教育部《高等学校档案管理工作规范》和《高等学校教学管理要点》的精神要求,结合我院实际情况,特制定本办法。
一、教学档案管理制度
1. 凡在教学、教学管理、艺术实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料,能反映教学运行、教学管理的重要标志性材料,均属教学档案。教务处和教学部门要将教学档案管理工作列入年度工作计划。
2. 各教学部门须由专人负责教学档案管理工作,负责收集分类,整理立卷。凡属短期保存的材料由教学部门自行保存(二级管理),年限为3—5年;凡属长期和永久性保存的教学档案一律移交学院档案室保存(一级管理)。
3. 教学档案管理应逐步实现信息化管理。
二、教学档案工作规范
教学档案归档的原则,应从实际需要出发,从学院可持续发展的需求出发,以国家的教育方针政策为指导,全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性,保证教学档案的完整、准确、系统。
教学档案的主要内容包括综合管理、学科专业建设、招生工作、学籍管理、课堂教学与实践教学、毕业生工作、学位工作、教材建设等方面。
教学档案的归档时间定于每年的12月底之前,按学年组卷。
1.教学档案归档范围
(一)教学管理部门归档范围:
1. 综合管理
(1)教学改革、培养目标、学制等方面的规定和办法;
(2)学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、会议记录、总结;
(3)教学检查、评估和各类优秀教学质量评奖材料;
(4)统计报表;
2. 学科专业建设
(1)学科专业发展规划;
(2)重点学科的论证、申报及审批材料;
(3)新专业的论证、申报及审批材料;
(4)教室、琴房、设备等教学资源建设计划及总结材料;
(5)教学使用设施的统计报表。
3. 招生工作
(1)上级有关招生工作的文件材料;
(2)本科生、进修生的招生计划,录取材料及新生名单、入学成绩;
(3)委培、代培计划、合同及借读生名单;
(4)各类学生入学书面试题;
(5)录取工作及招生工作总结。
4. 学籍管理
(1)新生入学登记表;
(2)学生成绩总册;
(3)在校学生名册;
(4)学生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学);
(5)学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级体等);
(6)学生处分材料。
5. 课堂教学与实践教学
(1)各专业教学计划、课程大纲;
(2)院历、排课表;
(3)教学质量评议表;
(4)课程建设情况;
(5)艺术实践获奖清单;
(6)教学实习、社会实践的计划、总结材料。
6. 毕业生工作
(1)毕业生供需统计、计划、合同;
(2)各类毕业生分配方案及调配派遣名册;
(3)各类毕业生毕业证书名册;
(4)毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。
7. 学位工作
(l)学位委员会授予学位名册;
(2)学位委员会决议;
(3)本科学士学位论文。
8. 教材建设
(1)自编教材获奖情况;
(2)各系各专业使用教材计划表;
(3)其他有保存价值的自编参考资料。
(一)教学部门归档范围:
1. 学科专业、课程、教材建设计划、总结材料;
2. 各专业课程大纲、教学进程表及学生专业个别课授课记录;
3. 各专业教学检查、调查材料及总结;
4. 系级课程表;
5. 教师教学任务书;
6. 教师工作量核算、登记材料;
7. 自编教材、教学指导书、实习指导书;
8. 学期、学年书面试卷(3年内);
9. 本科生毕业论文及评审意见;
10. 学生艺术实践情况及总结;
11. 学生社会实践、调查、实习情况及总结;
12. 学生各类比赛获奖情况;
13. 教师各类科研情况;
14. 教师各类获奖材料;
15. 教研组活动记录;
16. 听课制度执行情况;
17. 学年教学工作计划和总结。
2.教学档案整理组卷方法
1. 根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查找的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页,也可以根据文件材料的内在联系,对内容单一、文件较少者分别组成薄卷。
2. 卷内相关联的文件材料按正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,批复在前、请示在后的要求排列。
3. 卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订,对破损的文件材料应进行修补。
4. 文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。
5. 文中相关联的插图、照片应贴入文字材料内。
6. 按顺序编排页码,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页码,页码位置在非装订线一侧的上角。
7. 填写卷内目录及备考表。
8. 填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。
9. 移交时填写移交目录,移交目录一式两份,一份存部门,一份存档案室。
10. 移交的文件材料需完整、齐全,排列、书写要符合要求,标题确切。
3.教学档案保管期限
分类号 | 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| | 教学管理部门 | |
jx11 | | 综合管理 | |
| 1 | 上级下达的有关教学工作材料 | 长期 |
| 2 | 教学改革、培养目标、学制等方面的规定和办法 | 永久 |
| 3 | 学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、会议记录、总结 | 永久 |
| 4 | 教学检查、评估和各类优秀教学质量评奖材料 | 长期 |
| 5 | 非学历教育的培训班、进修班材料 | 长期 |
| 6 | 统计报表 | 永久 |
jx12 | | 学科专业建设 | |
| 1 | 上级有关学科专业设置的文件材料 | 长期 |
| 2 | 学科专业发展规划 | 永久 |
| 3 | 重点学科的论证、申报及审批材料 | 永久 |
| 4 | 新专业的论证、申报及审批材料 | 永久 |
| 5 | 教室、琴房、设备等教学资源建设计划及总结材料 | 长期 |
| 6 | 教学使用设施的统计报表 | 永久 |
jx13 | | 招生工作 | |
| 1 | 上级有关招生工作的文件材料 | 长期 |
| 2 | 本科生、进修生的招生计划,录取材料及新生名单、入学成绩 | 长期 |
| 3 | 委培、代培计划、合同及借读生名单 | 长期 |
| 4 | 各类学生入学书面试题 | 长期 |
| 5 | 录取工作招生工作总结 | 短期 |
jx14 | | 学籍管理 | |
| 1 | 新生入学登记表 | 永久 |
| 2 | 学生成绩总册 | 永久 |
| 3 | 在校学生名册 | 永久 |
| 4 | 学生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学) | 长期 |
| 5 | 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级体等) | 长期 |
| 6 | 学生处分材料 | 长期 |
jx15 | | 课堂教学与实践教学 | |
| 1 | 各专业教学计划、课程大纲 | 永久 |
| 2 | 院历、排课表 | 长期 |
| 3 | 教学质量评议表 | 长期 |
| 4 | 课程建设情况 | 长期 |
| 5 | 艺术实践获奖清单 | 长期 |
| 6 | 教学实习、社会实践的计划、总结材料 | 短期 |
jx16 | | 学位工作 | |
| 1 | 上级有关学位工作文件材料 | 永久 |
| 2 | 学位委员会决议 | 长期 |
jx17 | | 毕业生工作 | |
| 1 | 毕业生供需统计、计划、合同 | 长期 |
| 2 | 各类毕业生分配方案及调配派遣名册 | 永久 |
| 3 | 各类毕业生毕业证书名册 | 永久 |
| 4 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 长期 |
jx18 | | 教材建设 | |
| 1 | 自编获奖材料 | 长期 |
| 2 | 各系各专业使用教材计划表 | 长期 |
| 3 | 其他有保存价值的自编参考资料 | 长期 |
分类号 | 序号 | 类目名称 | 保管期限 |
| | 各教学部门 | |
| 1 | 学科专业、课程、教材建设计划、总结材料 | 长期 |
| 2 | 各专业课程大纲、教学进程表及学生专业个别课授课记录 | 短期 |
| 3 | 各专业教学检查、调查材料及总结 | 长期 |
| 4 | 系级课程表 | 短期 |
| 5 | 教师教学任务书 | 短期 |
| 6 | 教师工作量核算、登记材料 | 短期 |
| 7 | 自编教材、教学指导书、实习指导书 | 长期 |
| 8 | 学期、学年书面试卷 | 短期 |
| 9 | 本科生毕业论文及评审意见 | 长期 |
| 10 | 学生艺术实践情况及总结 | 短期 |
| 11 | 学生社会实践、调查、实习情况及总结、实习报告 | 短期 |
| 12 | 学生各类比赛获奖情况 | 长期 |
| 13 | 教师各类科研情况 | 长期 |
| 14 | 教师各类获奖材料 | 长期 |
| 15 | 教研组活动纪录 | 短期 |
| 16 | 听课制度执行情况 | 短期 |
| 17 | 学年教学工作计划和总结 | 长期 |